9S7A0303 2 Maija3
19.01.2021

Mitä palaveri maksaa?

Mietin usein eri asioiden yhteydessä keinoja, miten ihmiset saataisiin tekemään asioita toisin. Millaisesta näkökulmasta jokin asia pitäisi ottaa esille, että muutosta saataisiin aikaiseksi?  Aihepiirihän on jo itsessään valtaisa, mutta tällä kertaa pureudun mietinnässäni työn tuottavuuteen — tai oikeastaan sen tuottamattomuuteen.

Sukelletaanpa konserniyritykseen X, jossa on satoja työntekijöitä. Näiden ihmisten kalenterit ovat aina täynnä – nimittäin palavereita. On tuotekehitys-, myynti-, suunnittelu-, kriisi-, reklamaatio-, jory-, osasto-yhteis-, henkilökunta-, HR-, strategia-, tuotanto-, palvelu-, koulutus-, viikkotasolle-, kuukausitasolle liittyviä asioita, joista pidetään aina – palaveri.

Palavereiden määrä näkyy tuottavuudessa

Ihmiset väsytetään palavereissa.

Palaverikutsua piippaa puhelimessa toisen perään, päivästä toiseen.  Uuden palaverin myötä työlista kasvaa, mutta sieltä ei ehdi tehdä mitään töitä pois, koska seuraavaan palaveriin on jo kiire. Kun työaika kuluu palavereissa istumiseen, tuottavaan työhön jäävä aika kutistuu. Samalla stressi, kiire ja riittämättömyys kasvaa ja kiireessä tehdyn työn laatu heikkenee.

Palavereissa istuminen ei kuitenkaan ole pelkästään yksilön työhyvinvointiin merkittävästi vaikuttava asia, vaan se vaikuttaa suoraan myös yrityksen tuottavan työn tulokseen ja laatuun. On selvää, että jos tuottavaa työtä ei ehditä tehdä – se näkyy tuloksessa.

Tervetuloa palaveriin, joka maksaa 490 €!

Parhaimmillaan palavereissa voi istua jopa kymmenen hyväpalkkaista ihmistä. Mielestäni olisi mielenkiintoista laskea aina ennen palaveria siellä istuvien ihmisten tuntipalkan mukaan, mitä tämä palaveri todellisuudessa maksaa. Sen jälkeen voitaisiin miettiä, onko aihe ja palaverin tarpeellisuus hintalapun arvoinen?

Kutsuun voisi kirjata: Tervetuloa kahden tunnin suunnittelupalaveriin, jonka hinta tällä ryhmällä laskettuna on 490 €!

Kutsuun voisi tietenkin myös lisätä: Jos päätöstä ei synny, jokaisen täällä istuvan henkilön palkasta vähennetään heille laskettu omaosuus.

Vai saisiko vastuun vierittäminen kokoonkutsujan niskoille aikaan toimintaa toteamalla kutsussa: Jos tavoitetta ei saavuteta, kokoonkutsuja maksaa viulut?

Harkintaa palaverikutsuihin

Niinpä. Voisiko siis ollakin niin, että erilaisia palavereita suunniteltaessa ja kutsuja lähetettäessä ei mietittäisi säästöjä kokoushuoneeseen kannettujen kampaviinerien tai täytettyjen sämpylöiden osalta, vaan säästöajattelu siirrettäisiinkin henkilövalintoihin ja siihen, kenen oikeasti kannattaa olla palaverissa mukana ja missä vaiheessa?

En väitä, että kaikki palaverit ovat turhia. Itseäni vain kiinnostaisi tietää, että kuinka monessa firmassa asiaa mietitään tältä kantilta? Jos haluaa saada aikaan tehokkuutta, voisi olla syytä miettiä, ovatko palaverit oikeasti hyödyllisiä, ja päästäänkö niissä tavoitteeseen, joka vie asioita aidosti eteenpäin. Olisiko tässä paikka pelisännöille teidänkin yrityksessänne?

Tehtävä:

Laske hinta yhdelle tämän päivän palavereista ja mieti palaverin jälkeen, oliko se hintansa väärti?