Tervetuloa eetteriin – olemme siirtäneet kaikki tapaamisemme Teams- ja puhelinkokouksiksi

Kokoukseen osallistutaan Herean sähköpostilla lähettämän linkin kautta, eikä osallistujalla tarvitse itsellään olla sovellusta ladattuna. Alla ohjeita kokouksia varten, mikäli etäkokoustaminen ei ole ennestään tuttua.

Palvelumme toimivat normaalisti

Heren henkilökunta on töissä normaalisti – joko työpaikalla tai etänä. Olemme soveltaneet Hereassa aina laajoja etätyöoikeuksia, joten työntekeminen etänä on meille tuttua. Herean henkilökunnalla on toimistolla jokaisella omat työhuoneet. Hoidamme myös normaalissa tilanteessa kauempana olevien asiakkaiden tai haastateltavien kontaktointia sekä puhelimella että Teams kokouksina.

Video- ja kuvauspalvelumme toimivat myös normaalisti toistaiseksi – poikkeuksena isojen ihmisjoukkojen kuvaukset. Myös Elyn konsultointipalvelut jatkuvat – nyt kasvokkain netissä.

Onko etäkokous vieras asia? Lue miten etäkokous onnistuu parhaiten yksin, kaksin tai joukolla:

Kokous läppärin avulla

Jos kokoukseen osallistuu yksin, riittää että omassa läppärissä mikrofoni toimii. Kameran ei tarvitse olla käytössä. Jos läppäri on telakassa pöydällä yleensä läppärin kansi kannattaa avata, että mikrofoni toimii kunnolla ja varsinkin, jos haluaa käyttää kameraa. Halutessa voi myös käyttää läppäriin asennettavia kuulokkeita, joissa on mikrofoni. Myös puhelimeen liitettävät kuulokkeet toimivat.

Kokous aloitetaan klikkaamalla sähköpostiin tullutta kokouslinkkiä. Ohjaamme osallistujia tarvittaessa eteenpäin.

Kokous pöytäkoneen avulla

Pöytäkoneeseen tarvitaan kuulokkeet, joissa on mikrofoni. Yleensä puhelimen kuulokkeet toimivat, jos niissä on mikrofoni. Pöytäkoneiden mikrofoniliitäntä on yleensä keskusyksikön etupaneelissa.

Kokous aloitetaan klikkaamalla sähköpostiin tullutta kokouslinkkiä. Ohjaamme osallistujia tarvittaessa eteenpäin.

Kokous usean henkilön kanssa

Mikäli kokous pidetään usean henkilön kesken, kokous voidaan järjestää lähettämällä jokaiselle osallistujalle oma kokouslinkki. Tällöin jokainen osallistuu kokoukseen omalta koneeltaan. Mikäli yrityksessä osa henkilöistä on etätöissä tai karanteenissa, tämä on paras ratkaisu.

Jos kokous järjestetään yrityksessä, jossa ei ole usean henkilön kokousjärjestelmiä ja kokous järjestetään yhden läppärin kautta, kannattaa huomioida, että läppärin kaiutin ja mikrofonijärjestelmä eivät yleensä riitä toistamaan ääntä pöydän eri puolilta/puolille. Tällöin tarvitaan erillinen kaiutin/mikrofonijärjestelmä, jotta puhujat/kuulijat voivat käyttää sitä. Näitä kannattaa kysellä paikallisista myymälöistä tai verkkokaupoista pian, sillä kysyntäpiikki voi olla kohta melkoinen. 

Tsemppiä meille kaikille

Virusepidemia on vakava juttu sekä yksilöille, yrityksille ja koko yhteiskunnalle. Toivomme jokaiselle tsemppiä huolehtia omasta arjesta, perheestä ja töistä. Ehkä tarvitsemme myös niin pitkälle kuin mahdollista tavallista arkirutiinia, jotta mielemme ei harhaile liikaa pelottavissa asioissa. Pidetään myös yhteyttä ystäviin ja naapureihin ja kysellään avuntarvetta spontaanisti.